Purresystemet

Purresystemet i Xena er enkelt å bruke. Det sender ut purringer basert på forfalte fakturaer og kan håndtere kravene for senere inkassosaker.

For å komme i gang med purresystemet må du ha følgende på plass:

• Oppsett av purreflyt og eventuelle tilleggsrapporter.
• Alle innbetalinger må være bokført og utlignet med de fakturaene de gjelder for.

Oppsett av purreflow

1. Velg menyen Salg > Purringer > Purreoppsett
2. Purrekode 1, 2 og 3 er opprettet som standard, men du kan fritt opprette flere purrekoder hvis du har behov for det.
3. Trykk på beskrivelsen for hver enkelt purrekode for å redigere den.
4. 'Respittdager' er antall dager som må passere etter forfall før det eventuelt påløper renter og purregebyr for dette purretrinnet.
5. Velg ønsket rapportoppsett for denne purringen. Standardrapportoppsettene for purring 1, 2 og 3 finnes allerede. Kontakt Xena support hvis du trenger hjelp med å opprette flere purrerapporter (mot betaling).
6. 'Rentesats' er den renteprosenten som beregnes per påbegynt måned etter forfall.
7. Angi purregebyr som skal kreves inn og bokføres per purrekode

Vær obs på at man ikke bare kan ta den renten eller det purregebyret man ønsker. Det er lover og regler som regulerer dette, og du kan lese mer om dette på www.altinn.no

Merk: Hvis du ikke velger et rapportoppsett for en purrekode, vil det likevel bli generert en e-post når du oppretter purringen, men denne e-posten vil ikke ha en purring vedlagt. Denne typen purrekode brukes hvis du ønsker å sende en e-post til kunden om manglende betaling uten å spesifisere hvilke fakturaer det gjelder, eller hvis du ønsker å vedlegge en annen type dokument til purre-e-posten.

Utligning av innbetalinger

Når du mottar betaling for en faktura, må du sørge for at betalingen utligner de fakturaene den gjelder for, for å unngå å sende en purring for en allerede betalt faktura. Hvis betalingen ikke er utlignet ved registreringen, kan du utligne den manuelt på hver partner via 'Saldo'-boksen.

Les mer: Utligning

Purringsoversikten

I menyen Salg > Purringer > Purringsoversikt finner du en oversikt over fakturaer som kan purre. Du kan opprette én purring om gangen og sende den til kunden. Når en purring er opprettet, kan den ikke endres for den samme fakturaen, og du kan ikke angre purringsnivået. Du har imidlertid muligheten til å tilbakeføre eventuelle bokførte purringsbeløp.

Vær oppmerksom på at åpningsposter ikke inkluderes i purreprosessen.

Hvis du ønsker en mer nyansert purreprosess, kan du i Xena App Store finne ulike integrasjonsmuligheter til programmer som spesialiserer seg på purre-/inkassoprosesser.

Nedenfor ser du et eksempel på en faktura som er klar for generering av en purring.

1. Linjen viser fakturanummeret og partnerdetaljene.
2. Resterende beløp er den utestående saldoen på fakturaen som krever purring.
3. Hvis du utvider linjen, kan du se eventuelle tidligere delvise betalinger gjort på fakturaen.
4. Her kan du også se partnerens totale saldo og den forfalte saldoen.

Send purring 

For å sende en purring, klikker du bare på purringskoden i kolonnen 'Neste'. I dialogboksen kan du justere den foreslåtte rentesatsen og purringsgebyret for denne purringskoden. Når du har gjort endringene og klikket 'Lagre og fortsett', vil de bli brukt på denne purringen og foreslått for fremtidige purringer med samme kode.

Når purringen er opprettet, vil purringskoden vises i kolonnen 'Siste', og kolonnen 'Neste' vil oppdateres med neste purringskode i din purringsprosedyre.

Har du sendt purringen til en registrert e-postadresse på partneren, opprettes det automatisk en logg på partneren. Les mer om status på sendte e-poster og logg på partneren i denne veiledningen.

Hoppe over et purringsnivå

Noen ganger kan det være nødvendig å hoppe over et purringsnivå i en spesifikk situasjon. Dette kan for eksempel være tilfelle hvis du allerede har manuelt kontaktet kunden for å kreve betaling av en faktura, og ønsker å hoppe over purringstrinnet 1 i Xena.

For å hoppe over et purringsnivå må du angi datoen under 'Beregnet ved' som datoen da du manuelt kontaktet kunden, eller en annen dato i fortiden. Den oppgitte datoen er datoen fra hvilken rentene beregnes for den neste purringen. Dette kan også være siste dag i forrige måned, for eksempel, eller forfallsdatoen for fakturaen pluss eventuelle respite-dager.

Nå kan du opprette en purring for fakturaen. Hvis systemet foreslår beregning av renter eller purringsgebyrer, setter du begge til null og klikker 'Lagre og fortsett'. Selvfølgelig skal du ikke sende denne purringen til kunden.

Nå kan du endre 'Beregnet ved' til dagens dato og opprette den neste purringen, som du sender til kunden. Husk å reaktivere eventuelle renter eller purringsgebyrer for purringskoden du hoppet over.

Bokførte renter/gebyr

Purrebokføringen i Xena resulterer i poster på partneren samt en post på finanskontoen 'Finansielle poster.'

Hvis du ønsker å ettergi et bokført purrebeløp til en kunde, kan du gjøre det ved å trykke på bilagsnummeret for det bokførte purrebeløpet og velge 'Annuller transaksjon.'

Formel for beregning av renter

1. Restbeløpet ganges med renteprosenten og divideres med 30 for å få det daglige rentebeløpet
2. Det beregnede daglige rentebeløpet multipliseres deretter med antallet av forfalte dager
3. Hvis det er valgt et gebyr for purren, legges dette beløpet til rentene
4. Det totale beløpet bokføres på debitor og på kontoen 'Finansielle poster'
5. Ved opprettelsen av den neste purringen beregnes rentene fra forrige purring og frem til oppgjørsdatoen.

---

---