I denne oppdateringen har vi innført en rekke forbedringer som gjør arbeidet med bilagsregistrering, partnerposteringer og betalingslisten mer effektivt og oversiktlig. Fokuset er på bedre overblikk, færre forstyrrende elementer og en smidigere brukeropplevelse.
Endringer i bilagsregistrering
Forhåndsvisning av notater i oversikten: Du kan nå raskt få et overblikk over innholdet i et notat uten å åpne bilaget. Ved å holde musepekeren over notatikonet vises de første linjene som en forhåndsvisning. Hvis du vil lese hele notatet, klikker du bare på ikonet.
Fjerning av irrelevante advarsler: Advarselen om at en partner vil få en åpen post etter bokføring vises ikke lenger. Dette gir bedre fokus på relevante advarsler – for eksempel hvis en faktura med samme nummer allerede er bokført.
Gjenlesing flyttet til menyen: Når et bilag er lest, er lenken for å lese bilaget på nytt ikke lenger synlig. Funksjonen er nå plassert i bilagets meny, slik at visningen forblir enkel og uten unødvendige elementer.
Endringer i partnerposteringer
Nytt filter for parkerte posteringer: Med det tidligere filteret kunne du kun velge å vise enten Åpne posteringer eller Alle. Nå har du også muligheten til å filtrere på posteringer med status Parkert. Dette gjør det enklere å få et raskt overblikk over posteringer du midlertidig har satt til side.
Ny kolonne med bilagsbeskrivelse: I oversikten over partnerposteringer vises nå en ekstra kolonne med bilagsbeskrivelsen. Tidligere viste oversikten kun typen postering (f.eks. faktura, betaling eller regulering). Dermed slipper du å åpne hvert enkelt bilag for å få informasjonen.
Endringer i betalingslisten
Et nytt filter i betalingslisten gir deg mulighet til å kontrollere visningen av parkerte posteringer. Åpne menyen Kjøp > Betalinger, og du kan nå velge filter for Status:
Alle: Viser alle posteringer innen valgt forfallsdato – både parkerte og ikke-parkerte.
Parkert: Viser kun parkerte posteringer innen valgt forfallsdato. Bruk dette filteret til å gjennomgå posteringer du har satt midlertidig til side, og vurdere om de fortsatt skal være parkert.
Ikke parkert: Viser kun ikke-parkerte posteringer innen valgt forfallsdato. Dette filteret er nyttig hvis du vil jobbe målrettet med posteringer som er aktuelle for betaling.
⚠️ OBS: Fra neste oppdatering vil det ikke lenger være mulig å velge parkerte fakturaer til betaling. Inntil da må du selv huske å utelate parkerte posteringer når du gjennomgår betalingslisten.
Forbedret kameravisning i appen EG Xena Bilag
Når du bruker funksjonen Ta bilde, vil kameravisningen nå automatisk tilpasse seg skjermen, slik at hele bildeflaten fyller tilgjengelig plass på enheten. Den hvite rammen rundt kameraboksen er fjernet, og du får en mer optimal visning når du tar bilde av bilag.
Dette gjør det enda enklere å ta klare og dekkende bilder – slik at du raskt kan sende kvitteringer og bilag direkte til innboksen i EG Xena.
Korrekt utligning ved FIK-innbetalinger: Når du overførte FIK-innbetalinger fra bankavstemming til kladden, ble fakturaen tidligere kun utlignet på den første betalingen. Dette er nå rettet slik at utligning skjer korrekt på alle betalinger.
Forbedret navigasjon ved annullering av utligning: Når du annullerer en utligning, blir du nå automatisk sendt tilbake til siden du kom fra – i stedet for å bli sendt til skrivebordet.
God sommer!
Med denne oppdateringen vil vi gjerne benytte anledningen til å ønske dere en riktig god sommer. Har dere behov for support i løpet av sommeren, står vårt supportteam klare til å hjelpe alle hverdager – som alltid innenfor våre vanlige åpningstider.
Hold deg oppdatert på nyheter i Xena
Ønsker du å motta informasjon om nye funksjoner, forbedringer og viktige oppdateringer i Xena? Meld deg på vårt oppdateringsbrev og få beskjed når det skjer relevante endringer i systemet.
Vi har samlet alle våre guider, blogginnlegg, tidligere versjonsnotater og øvrige nyheter på ett sted. Enten du søker hjelp til en spesifikk funksjon i EG Xena, eller bare vil holde deg oppdatert, finner du alt på vår nettside.
Guide for enklere avstemming av oppgjør fra debetkort- eller kredittkortløsninger
Når du håndterer oppgjør fra din debetkort- eller kredittkortløsning, kan det være utfordrende å avstemme disse betalingene, spesielt siden bankutskriftene ofte viser en daglig samlet overføring fra terminalleverandøren din. Her er noen tips for å lette denne prosessen.
1: Konverter PDF til Excel
I dette eksemplet mottar du et PDF-dokument som inneholder en oversikt over innbetalinger i en gitt periode.
Bruk en onlineverktøy for å konvertere PDF-dokumentet til en Excel-fil. Du kan finne slike verktøy ved å søke online.
2: Rens Excel-filen
Når dokumentet er konvertert til en Excel-fil, må du rense den ved å fjerne alle unødvendige rader og kolonner. Du bør kun beholde radene som inneholder informasjon om dato, tekst og beløp for hver innbetaling. Slett alle andre rader og kolonner.
For å unngå å registrere bankoverføringsgebyrer to ganger, bør du legge til to linjer nederst på arket slik at den totale summen blir null:
En linje med gebyret du betaler for overføringene. Beløpet skal være negativt
En linje med det gjenværende beløpet som skal stemme overens med beløpet som er ført inn på bankkontoen din for perioden. Dette beløpet skal også være negativt
Resultatet kan se slik ut:
3: Last opp til Bankavstemming
Lagre den rensede Excel-filen som en CSV-fil og importer den til din bankavstemming.
Når du laster opp filen, bør du gjøre dette til finanskontoen hvor du avstemmer saldoen for dine debet- eller kredittkortinnskudd, for eksempel en MasterCard-konto.
For å gjøre avstemningsprosessen enda enklere, anbefales det å installere appen 'Automatisk Avstemning' via Xena Appstore. Med denne appen kan Xena automatisk avstemme poster med sammenfallende opplysninger, for eksempel ordrenumre.
