Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

ConvenePay flow

Her får du en oversigt over de flows der aktiveres ved brug af ConvenePay.

Brug af ConvenePay

Når du har afsluttet opgaven hos kunden, opretter du fakturaen fra EG Xena, som du plejer. De eneste forskelle er:

  • Du skal sikre dig at kunden har et mobilnummer tilføjet med SMS aktiveret
  • Du skal vælge dimension Convene på ordren
  • Du skal ikke selv sende fakturen til kunden

Når du har bogført fakturaen, vil kunden efter kort tid modtage en SMS med et betalingslink. Via SMS'en kan kunden åbne fakturaen, så de kan se alle detaljerne om det udførte arbejde.

Kunden kan betale fakturaen med det samme via f.eks. MobilePay eller VISA/Dankort, eller vælge at betale fakturaen senere. Linket til betaling med det samme er aktivt i 48 timer.

OBS: I de beskrevne flows sendes dokumenterne til den e-mailadresse, der er oprettet på kunden i dit Xena-regnskab. Hvis der ikke findes en e-mailadresse på kunden, sendes dokumentet i stedet med post.

Betales fakturaen inden for 48 timer
  • Kunden modtager en kvittering for betalingen. Kvitteringen har originalfakturaen fra Xena vedhæftet.
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at status for fakturaen er ændret til ConvenePay.
Betales fakturaen IKKE inden for 48 timer
  • Kunden modtager en faktura med en betalingsbetingelse på 14 dage netto.
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at der er eksporteret en faktura til senere betaling.
Efter fuldført betaling
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at status er ændret til Betalt for faktura XXXX.
  • Betalingen bliver registreret i dit regnskab og udlignet med fakturaen.
  • Penge for betalingen overføres fra Convene til din bankkonto én gang om ugen.
Hvis betalingsdato overskrides

Betalingspåmindelse 1:

  • Kunden modtager en betalingspåmindelse med et gebyr for manglende betaling (100 kr.). Betalingsbetingelsen er 10 dage netto.
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at status er ændret til Betalingspåmindelse for faktura XXXX.

Betalingspåmindelse 2:

  • Hvis betalingspåmindelse 1 ikke betales inden forfaldsdatoen, modtager kunden betalingspåmindelse 2 med yderligere gebyr (100 kr.). Betalingsbetingelsen er 10 dage netto.
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at status er ændret til Betalingspåmindelse 2 for faktura XXXX.

Inkassovarsel:

  • Hvis betalingspåmindelse 2 ikke betales inden forfaldsdatoen, modtager kunden et inkassovarsel med yderligere gebyr (100 kr.). Betalingsbetingelsen er 10 dage netto.
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at status er ændret til Inkassovarsel for faktura XXXX.

Inkasso:

  • Hvis inkassovarslen ikke betales inden forfaldsdatoen, sender Convene fordringen videre til inkasso.
  • Der oprettes en log på partneren i Xena, at status er ændret til Inkasso for faktura XXXX.

Kreditnotaer

Hvis du skal lave en kreditnota til en kunde, som har fået fakturaen sendt via ConvenePay, er fremgangsmåden:

  • Krediter altid hele fakturaen, uanset om det kun er en del af fakturaen, der skal krediteres.
  • Når kreditnotaen er lavet, skal du sikre dig, at den udligner den oprindelige faktura.
  • Du skal nu oprette en ny faktura til kunden, som automatisk vil blive sendt via ConvenePay.

Kontakt os for mere information

Hvis du ønsker at høre mere om løsningen, kan du via vores blog sende en besked til os om at blive kontaktet.

Opdateret