Opdatering 2 for marts 2025

⚠️Afvikling af eksternt vareopslag

Fra slutningen af april vil det ikke længere være muligt at søge efter eksterne varer via det eksterne leverandørvarekartotek. Vi er opmærksomme på, at der stadig er nogle få regnskaber, der benytter denne funktion, men desværre kræver vedligeholdelsen af funktionen mange resourcer, og anvendelsen er meget begrænset. På denne baggrund har vi besluttet at afvikle funktionen.

Vi arbejder på en alternativ løsning til eksterne vareopslag uden for Xena, og vi vil informere dig, når denne løsning er klar. Indtil da anbefaler vi, at du bestiller varefiler direkte fra dine leverandører, importerer og vedligeholder dem i dit eget varekartotek.

➡️ Læs mere om import af varer her.

Ændringer til bilagsregistrering

I denne opdatering har vi implementeret flere ændringer i bilagsregistreringen. Her får du et overblik over de nye funktioner og forbedringer.

Sekundær ansvarlig på salgsordrer

Det er nu muligt at tilføje en sekundær ansvarlig på salgsordrer. Den sekundære ansvarlige fungerer som den første godkender af ordreomkostninger på bilag, der bogføres via bilagsregistreringen.
Feltet kan aktiveres under: Opsætning > Finansopsætning > Prokuraopsætning > knappen Indstillinger. Marker Tilføj sekundær ansvarlig på salgsordrer.

➡️Læs mere om ordreansvarlig/sekundær ansvarlig her.

Aktiver Sekundær ansvarlig på salgsordrer i Xena

Godkendelse af ordreomkostninger

Hvis du har aktiveret feltet sekundær ansvarlig, kan du nu vælge en ekstra ansvarlig på udvalgte ordrer, hvor du ønsker, at omkostninger fra bilagsregistreringen forhåndsgodkendes, før de sendes til endelig godkendelse af den ordreansvarlige.
For nye ordreomkostninger kan du se, hvem der skal godkende eller har godkendt linjen ved at holde musen hen over feltet. I eksemplet nedenfor ses det, at brugeren Makni har godkendt linjen, men den mangler stadig at blive godkendt af Brian Johansen.

➡️Læs mere om opsætning af godkendelse her.

Ændringer i håndtering af ordreomkostninger

Tidligere blev godkendte ordreomkostninger i bilagsregistreringen straks overført til ordren. Det betød, at selvom kun enkelte linjer på bilaget var godkendt, blev de straks synlige på ordren, mens resten af omkostningerne stadig kunne være ubehandlede. Efter denne opdatering overføres ordreomkostningerne først til ordren, når bilaget er finansielt bogført. På den måde vil de to moduler altid være i overensstemmelse.
Du kan nu vælge at aflæse et bilag forfra, selvom nogle ordreomkostninger allerede er godkendte. Dette giver dig mulighed for at genbehandle bilaget, selvom der er godkendte ordreomkostninger.
Funktionen "Aflæs igen" er samtidig skjult for brugere uden rettigheder til finansbogføring, for at sikre, at kun autoriserede brugere kan anvende den.
Når alle ordreomkostninger på et bilag er godkendt, er det ikke længere muligt at tilføje nye ordreomkostninger. Men som nævnt tidligere, har du nu mulighed for at aflæse bilaget på ny og starte helt forfra.

➡️ Læs mere om bilagsregistrering til salgsordrer her.

Prioritering af forbrugstyper

For brugere, der har installeret appen Udvidet fakturering, er det nu muligt at prioritere visse forbrugstyper højere end andre, når der oprettes ordreomkostninger på et bilag.

Fremover vil de forbrugstyper, der er tilknyttet den valgte ordre under fanen Fakturering, blive listet øverst. I det følgende eksempel har jeg valgt forbrugstypen Varer 30% på den tilknyttede ordre, og derfor står denne forbrugstype øverst i listen.

Denne funktionalitet vil efter den næste opdatering også være tilgængelig i funktionen Overfør, som benyttes på elektroniske købsfakturaer.

➡️ Læs mere om appen Udvidet fakturering her

Øvrige ændringer

På ordreomkostninger oprettet via bilagsregistrering kunne man tidligere ikke i alle tilfælde se, hvem der havde oprettet linjen. Dette er nu blevet rettet.
En ny version af standardrapporten Momsafregning giver nu bedre plads til firmanavnet i øverste venstre hjørne.
Filnavnene på de tre posteringsfiler, som kan downloades i Opsætning > Import/eksport data > Dataudveksling > Data eksport, er blevet ændret.
Fejlen ved nulstilling af filtre i skærmbilledet Omkostningsregistrering er blevet rettet.
Nu kan kun brugere med en aktiv indbakke i Xena vælges ved oprettelse af en prokuraregel.
Hvis der var valgt en afdeling/bærer/formål på en standard finanskonto på en leverandør, blev denne oplysning tidligere ikke overført til bilagsregistreringen. Dette er nu blevet rettet.

Xena inspirationsmøder

Vi har fornøjelsen af at invitere dig til vores kommende EG Xena inspirationsmøde, hvor du kan deltage i 3 gratis inspirationstimer og få ny viden og ideer til at optimere din daglige brug af EG Xena.

Vi sætter fokus på den nye bogføringslov, giver dig et overblik over mange af de spændende opdateringer, vi har tilføjet til EG Xena i løbet af 2024, samt viser hvordan EG Xena kan integreres med to af vores øvrige løsninger, EG Construction Site og EG Lønservice.

Der vil undervejs blive rig mulighed for at stille spørgsmål og få vendt udfordringer fra dagligdagen med de andre deltagere. Inspirationsmøderne foregår i uformel atmosfære på lokationerne i Kolding, Aarhus, Aalborg, Ballerup og Odense.

Tilmeld dig her

EG Xena inspirationsmøde