Tilbud

Følg disse enkle trin for at oprette, administrere og holde styr på dine tilbud og overslag i Xena.

Du kan nemt tilpasse, hvordan dine tilbud og overslag ser ud. Følg guiden om Rapporter og udskrifter.

Et tilbud bruger det samme layout som dine fakturaer. Har du allerede valgt logo og farver til fakturaerne, bliver de automatisk brugt på dine tilbud og overslag.

 

Opret et tilbud eller et overslag

Du finder alle aktive tilbud og overslag under Salg > Ordre > Ordreoversigt på fanen Tilbud/Overslag.

For at oprette et tilbud skal du først oprette en ny ordre. Vælg Salgsordre som ordretype. Hvis du har oprettet en ordreskabelon eller en fakturaskabelon, kan du vælge dem med det samme.

Udfyld derefter oplysningerne øverst på ordren:

• Vælg den partner, der skal modtage tilbuddet.

• Det er en god idé at vælge ordrestatus, så du nemt kan holde styr på dine tilbud og overslag.

• På fanen Dokumenter kan du vedhæfte billeder, tegninger og andre relevante filer.

• Du kan oprette en eller flere opgaver, hvor du beskriver arbejdet og tilføjer varer.

  1. Skriv den tekst, kunden skal se, i felterne Beskrivelse og Notat.

  2. Tilføj ordrelinjer med varenummer, antal og pris.

 

Udskriv eller send tilbud og overslag

Når tilbuddet eller overslaget er klar, kan du udskrive det eller sende det direkte til kunden via e-mail.

1. Åbn ordremenuen (de tre prikker) og vælg Opret tilbud/overslag.

2. Vælg den ønskede dato.

3. Hvis tilbuddet kun skal omfatte en del af ordren, vælger du Delvis og markerer de opgaver, der skal med.

4. Klik på Opret tilbud eller Opret overslag. Dokumentets titel og filnavn bliver automatisk tilpasset dit valg.

 

Hvad er forskellen på tilbud og overslag?

Et overslag fungerer på samme måde som et tilbud. Den eneste forskel er dokumentets overskrift og filnavn. Det gør det lettere at skelne mellem de to dokumenttyper.

Tilbud og overslag bruger den samme nummerrække. For eksempel:

• 1000-1 (Tilbud)

• 1000-2 (Overslag)

• 1000-3 (Tilbud)

I fanen Tilbud/Overslag kan du se dokumenttypen. Vil du have et bedre overblik, kan du oprette én ordrestatus til tilbud og en anden til overslag.

 

Sådan gemmes tilbud

Du finder altid dine aktive tilbud og overslag under Salg > Ordre > Ordreoversigt på fanen Tilbud/Overslag.

Et tilbud er en åben ordre, som du kan ændre, indtil den bliver faktureret eller slettet. Når ordren udskrives som en faktura eller slettes, fjernes den automatisk fra listen over aktive tilbud.

Hver gang du sender et tilbud eller overslag, gemmes det både på opgaven og under fanen Dokumenter på ordren. Opretter du en ny version, får den automatisk et nyt løbenummer og bliver den aktive version.

Alle afsendte tilbud og overslag bliver også gemt i partnerens log. Du kan læse mere om e-mailstatus og loggen i denne guide.

 

Se tilbud i statusoversigten

Du kan også følge dine tilbud under Salg > Statusoversigt.

Her vises de statustyper, du har oprettet i regnskabet. Du kan for eksempel oprette en status med navnet Aktive tilbud, så du hurtigt kan se alle tilbud, der endnu ikke er blevet accepteret eller afvist.

---

---