Oversigt

G07 Brevfletning mellem Access og Word

Start med at kopiere din firmadatabase til skrivebordet og brug den til brevfletningen! Dette punkt er meget vigtigt. Har i brug for hjælp til dette, så kontakt EG´s Frontdesk.

Åbn et Word-dokument, vælg Forsendelser og følgende værktøjslinje fremkommer:

Klik på "Start brevfletning" og vælg "Guiden trinvis brevfletning". For hvert trin skal du nu klikke i nederste højre hjørne. Du kan altid gå et eller flere trin tilbage:

Fletning til breve:

Trin 1: I højre side vælges Breve

Trin 2: Skriv brevet der skal sendes til dine kontakter

Trin 3: Vælg modtagere

Her vælges "Brug en eksisterende liste" – og klik på "Gennemse":

Udpeg den firmadatabase som du tidligere har kopieret til formålet – og klik på "Åbn"

I næste vindue vælges den tabel du vil flette med – og klik på "OK"

Customers = Debitorer

Suppliers = Kreditorer

Employee = Medarbejdere

I næste vindue vælges/fravælges de kontakter der skal modtage brevet/mailen. Der kan anvendes filtrering i bunden, hvis du f.eks. kun vil sende til kunder i et bestemt postnr.

Klik "OK" når du er færdig, i højre side kan du altid redigere i modtagere:

Trin 4: Skriv brevet

Du kan nu skrive videre på brevet. For at tilføje adresseblok (der hvor kontaktens navn/adresse vil blive indsat), stiller du markøren ønsket sted til navn/adresse i brevet, og klikker på knappen "adresseblok" til højre i skærmbilledet:

Vælg den måde adressen skal vises på. I højre side kan ses eksempler på, hvordan dine valgte kontakter vises. Klik på OK når du er tilfreds.

Der er nu indsat en adresseblok i dit brev på den valgte placering.

Trin 5: Gennemse dokumenter

Nu vises eksempel på det flettede dokument. I højre side kan du bladre mellem de kontakter du fletter til. Derudover kan du udelukke enkelte modtagere, samt redigere i hele modtagerlisten.

Trin 6: Fletning udført, og du kan vælge at udskrive dine breve

Indsætte øvrige felter i brevet:

Hvis du ønsker øvrige felter med i fletningen, kan dette lade sig gøre under trin 4. Hvis du f.eks. ønsker e-mail-adressen på kontakten indsat i brevet, stiller du dig der hvor e-mail adressen ønskes indsat, og klikker på knappen Flere elementer.