CON50 Eksterne brugere i EG Site
Eksterne brugere kan tilkøbes som et selvstændigt modul til KS, Opgaver og Dokumenter.
CON50 Eksterne brugere
Modulet eksterne brugere giver mulighed for at tildele adgang til underleverandører, samarbejdspartnere
eller andre som skal have en begrænset adgang.
Eksterne brugere i SiteTime refererer til personer, der ikke er en del af den primære organisation, som bruger systemet, men som har fået adgang til specifikke dele af SiteTime. De kan inviteres til at samarbejde om projekter eller opgaver og kan have forskellige tilladelsesniveauer.
Eksterne brugere kan være:
• Kunder, der skal have adgang til visse dokumenter eller informationer.
• Samarbejdspartnere, der er involveret i projekter.
• Freelancere eller konsulenter, der arbejder på opgaver.
• Andre interessenter, der har brug for at se eller bidrage til visse dele af systemet.
Tilføje eksterne brugere
For at kunne invitere ekstern bruger, skal Administratoren have licens til at invitere eksterne brugere ind i programmet.
Du bedes sende en mail til egbygsupport@eg.dk og bestille licens til dine eksterne brugere.
Når din licens er bestilt og modtaget, kan du invitere dine eksterne brugere ind.
Klik på fanen Virksomhed > Virksomhed administration > Adgange > Licenser.
Sæt flueben i eksterne brugere administration på de brugere, der skal have adgang og klik gem.
Klik på fanen Virksomhed > Virksomhedsadministration > Ekstern brugere.
Klik på Tilføj.
Tilføj en fra kontakt listen, ved at markere personen og tryk vælg i bunden eller tilføj en ny kontakt.
Efter du har klikket på Vælg, skal du sikre at du ikke ændre på brugernavnet.
Du må gerne ændre mailen i feltet Mail, hvis den forkerte mail står der, men man må IKKE ændre i feltet Brugernavn.
Brugeren skal logge ind med brugernavnet og kodeord. 
Brugeren får en mail kan blive bedt om at godkende vilkår og betingelser.
Du kan definere hvad den enkelte bruger skal have adgang til, ed at klikke på Licens i menuen.
Husk at tilføje brugeren til de projekter, som brugeren skal tilknyttes til.
Er det alle aktive projekter kan du tilføje brugeren ved at trykke på pilen ude til højre i redigerings-knappen.
Du kan herefter klikke på 'Tilføj alle aktive projekter'.
Hvad kan eksterne brugere i App'en
Afhængigt af de rettigheder, der er tildelt dem, kan eksterne brugere:
• Få adgang til specifikke projekter, dokumenter eller opgaver.
• Se fremskridt og statusser.
• Kommentere på indhold eller opgaver.
• Upload eller download filer.
• Deltage i diskussioner eller chats.
• Registrere tid brugt på opgaver.
Det er vigtigt at bemærke, at eksterne brugere ikke har adgang til alt i systemet, men kun til de dele, der er specifikt delt med dem.
Sikkerhed
Det er vigtigt at have klare retningslinjer for, hvordan eksterne brugere håndteres, og at sikkerhedsbestemmelserne overholdes for at beskytte data og information. Dette inkluderer at have klare regler for, hvordan eksterne brugere oprettes, hvordan deres adgang styres, og hvordan data udveksles.
Koble en ekstern bruger på et dokument
Klik på fanen Projekt > Find det projekt, som den eksterne bruger skal have adgang til > Vælg menuen Dokumenter.
Vælg på den dokumentmappe, som den eksterne bruger skal have adgang til. Klik på de tre prikker ud for mappen og tryk på 'Del med eksterne virksomheder'.
- Klik på knappen 'Del' og vælg de eksterne brugere du ønsker at dele med.
- Klik ok
- Man kan se om mappen er delt eller ikke delt, ved at der er flueben i boksen når den er delt.
Fjernelse af delte dokumentmapper med de eksterne brugere
Find det projekt som de eksterne brugere har fået adgang til, ved at klikke på fanen Projekt > Find det projekt hvor de eksterne brugere har adgang til dokumentmapperne > Vælg menuen Dokumenter.
De mapper du har delt, vil der være et bruger-ikon ud for. Klik på de 3 prikker ud for de basismapper, hvor du vil fjerne adgangen til. Klik på 'Del med eksterne virksomheder'.
Klik på 'Fjern deling med alle' i bunden.
Tilføjelse af eksterne brugere på opgaver
Klik på fanen Projekt > Find det projekt hvor de eksterne brugere skal have adgang til opgaver. Klik på '+ Ny opgave'.
Her kan du vælge hvem der skal være ansvarlig for opgaven – Er det en intern eller ekstern bruger. De eksterne brugere står der et firmanavn ved, ude til højre for navnet.
Tilføjelsen af eksterne brugere på afvigelsesregister
Klik på fanen Projekt > Find det projekt hvor de eksterne brugere skal have adgang til afvigelser > Klik på KS i menuen > Klik på Afvigelsesregister.
Klik på '+ Ny afvigelse'.
Udfyld de punkter der ønskes og klik på knappen 'Registrer/Videresend'.
Vælg hvem modtageren er og klik på gem.
Den eksterne bruger vil modtage en mail, med information om at de eksterne er ansvarlig for afvigelsen.
Tilføjelse af eksterne brugere på tjeklister
Klik på fanen Projekt > Find det projekt hvor de eksterne brugere skal have adgang til Tjeklister > Vælg KS i menuen > Vælg Tjeklister.
Klik på '+ Tilføj' > Vælg 'Ny tjekliste'.
Udfyld de punkter der ønskes udfyldt og klik på gem.
Hvis man ønsker at en anden skal være ansvarlig for tjeklisten, klikkes på rediger og man kan ændre navnet.
- Opdateret