Betalingspåminnelser

Her forklares hvordan betalingspåminnelser, eller purringer, fungerer i Xena. Systemet er svært enkelt å bruke. Det sendes ut en påminnelse på en forfalt faktura, og det føres en logg over hvilke påminnelser som er sendt, slik at kravene for en eventuell inkassosak er kan oppfylles.

Purringer - slik kommer du i gang

Før påminnelsessystemet kan tas i bruk, er det 2 ting som må være på plass: 

  1. Det skal opprettes purreskjemaer og en skjemaflyt.
  2. Alle innbetalinger skal være bokført, og disse skal utligne de fakturaene som innbetalingene gjelder.

 

Oppsettet

Purreoppsettet er svært enkelt. Det er mulig å opprette dette ved ett trykk.

Salg -> Purringer -> Purreoppsett

eller:

Oppsett -> Partneroppsett -> Purringer

Trykk på "Opprett standard purreoppsett" for å komme i gang.

undefined

 

Dette oppretter betalingspåminnelsene 1, 2 og 3. Trykk på navnet under beskrivelsen for å redigere i dem.

undefined

 

Under hver påminnelse bestemmes flere innstillinger:

Det første er "betalingsutsettelse". Dette er hvor lang tid det skal gå etter forfall før denne påminnelsen skal foreslås.

Det neste er rentesats (morarente). Dette er den renten som beregnes pr. påbegynt måned etter forfall.

Til slutt bestemmes purregebyr.

 

Vær obs på at man ikke bare kan ta den renten eller det purregebyret man ønsker. Det er lover og regler som regulerer dette, og du kan lese mer om dette på www.altinn.no

undefined

 

Etter at du har endret betalingspåminnelsene, vil oppsettsiden kunne se slik ut:

undefined

 

Betalingspåminnelser - utligning av innbetalinger

Når du får inn penger for en faktura, kan dette bokføres flere steder. Her er noen eksempler:

  • Det er mulig å finne fakturaen (ordren) frem og der trykke på menyen øverst i høyre hjørne (de 3 strekene) og velge "Registrer betaling". Dette vil bokføre en betaling som utligner* den valgte fakturaen. Dette er en veldig enkel måte å registrere en innbetaling på for dem som ikke har så mye erfaring med regnskapsføring.
  • Det er mulig å bokføre en innbetaling inne på en partner. I boksen "Saldo" trykker du på menyen (de 3 strekene) og velger "Registrer betaling". Her kan det noteres betaling for flere fakturaer samtidig. Dette vil utligne* de valgte fakturaene.
  • Det er mulig å bokføre innbetalinger via kassekladden. Dette er det naturlige sted å bokføre betalinger hvis du er regnskapsfører, og spesielt hvis du importerer bankbevegelser via fil eller via BankConnect. Her kan det bokføres innbetalinger som utligner* bestemte fakturaer, og det kan bokføres del-innbetalinger som ikke utligner noe.

*For at man ikke skal sende en purring på en faktura som ER betalt, er det helt nødvendig at betalinger utligner de fakturaene de gjelder. Dette kan styres inne på hver partner under boksen "Saldo" ved å trykke på menyen (de 3 strekene) og velge "Opprett utligning".

Når det er bokført betalinger og disse utligner de riktige fakturaene, kan det sendes ut betalingspåminnelser.

 

Salg -> Partner 

Her er et eksempel på en utligning utført inne på en partner. I boksen "Saldo" trykker du på menyen (de 3 strekene) og velger "Opprett utligning".

undefined

 

Etter å ha krysset av, trykker du på "Opprett utligning".

undefined

 

Betalingspåminnelser - sende purringer.

Man kan sende ut betalingspåminnnelser via e-post eller ved å skrive ut en purre-pdf. Oversikten over hvilke ubetalte fakturaer som skal purres på, finnes i oversikten under:

Salg -> Purringer -> Purreoversikt

undefined

 

For å sende en rykker trykkes du ganske enkelt på "Purring 1" i kolonnen "Neste" lengst til høyre. Når purring 1 er sendt, vil det være "Purring 2" som står her som neste mulighet.