Ordren - der hvor tilbud, faktura, kreditnota og følgeseddel oprettes
Når der enten købes eller sælges varer, ydelser, licenser mm. så starter det med en oprettelse af en ordre.
Hvad er en ordre?
Der findes to typer ordrer i EG One: Salgsordrer og Købsordrer.
En salgsordre kan blive til et tilbud, en faktura, en følgeseddel, en kreditnota m.m. Altså alt det du sender til en kunde for at sælge eller levere noget.
En købsordre er en måde at registrere et indkøb på. Købsordren kan blive til en levering, en købsfaktura eller en købskreditnota/returnering. Se evt. lagerstyring.
Salgsordren
Salgsordren kan oprettes fra ordremenuen, via en Partner eller via +-ikonet øverst til højre i topbaren. Hvis den oprettes via en partner, er ordren automatisk udfyldt med partnerens oplysninger. Salgsordrer kan også oprettes automatisk via abonnements-systemet samt fra projekt-modulet.
En salgsordre bogfører i sagens natur et salg af varer og ydelser. Dette giver et forbrug af en vare (der bliver mindre på lager) og en indtægt på de varer, der sælges. Partneren på ordren kommer til at skylde penge (Dette kaldes også en debitor eller kunde).
Er kunden og varen momspligtig, bogføres der også en udgående salgsmoms.
Statistik på salgsordren
På fanen "Statistik" ses omsætning/omkostning ialt pr opgave, samt deraf beregnede nøgletal.
Nøgletallene kan indeholde de omkostninger der er bogført på opgaverne under fanen forbrug (Bogført forbrug), og/eller de linjer du manuelt måtte have indtastet direkte på ordrelinjerne (Beregnet fra fakturalinjer).
Skal du f.eks. beregne et tilbud til en kunde, er det derfor muligt, inden tilbuddet dannes, at få et overblik over forventet DB/DG.
Læs mere: Ordrestatistik
OBS: For at kunne bogføre omkostninger på en ordre, kræver det at man har tilkøbt Projektmodulet i Appstore.
Købsordren
Købsordren kan oprettes fra ordremenuen, fra en Partner eller via +-ikonet øverst til højre i topbaren. Hvis den oprettes via en partner, er ordren automatisk udfyldt med partnerens oplysninger. Købsordrer kan også oprettes automatisk via genbestillingssystemet, hvis der bruges lagerstyring.
En købsordre bogfører et køb af varer og ydelser. Dette giver en tilgang på en vare, hvis denne er markeret som en vare med lagerstyring (der bliver flere på lager) og et køb på de varer, der købes. Partneren på ordren kommer vi til at skylde penge (Dette kaldes også en kreditor eller leverandør).
Er leverandøren og varen momspligtig, bogføres der også en indgående købsmoms.
Hvordan slettes en ordre?
En åben ordre kan slettes. Slettede ordrer får status Deaktiveret, og kommer på den måde ikke med på listen over åbne ordrer. En slettet ordre kan gendannes.
Hvordan virker søgning i ordrekartoteket?
Der skelnes meget mellem, om det man søger på matcher et helt ord, eller om det kun matcher en del af ordet.
Søges der f.eks. på "Hus" – vises den først ordre hvor ordet Hus fremkommer som et selvstændigt ord, hvorimod de ordrer hvor ordet Hus kun er en del af et ord (f.eks. Husmågevej) kommer i anden række.
Rækkefølge for søgning i opgaverne:
- Præcis match på nummer - ex. 200034-1
- Slut-match på nummer - ex. 034-1 eller bare 034
- Præcis match på et ord i felterne nedenfor
- Start match på et ord i felterne nedenfor
Når du søger i ordrekartoteket søges der både i ordrenummer/intern note, opgavebeskrivelse, projektnummer/beskrivelse, partnernummer samt adresse/leveringsadresse.
Andre funktioner fra en ordre
Det er mulig at oprette flere fakturaer på samme ordre, da man kan fakturere hver opgave særskilt. Dette er praktisk hvis du har en større ordre til samme partner. Del ordren op i opgaver, og foretag del-fakturering af disse.
Hver gang der udskrives fra en ordre, gemmes dokumentet automatisk på ordren under fanen "Dokumenter". Dermed kan du altid se tilbage på f.eks. tilbud der er sendt ud fra en ordre, også efter at ordren er faktureret. Dokumenterne kan deles op i dokumentmapper.
Det er mulig at kopiere en ordre til en ny ordre: Åbn ordremenuen (de 3 streger) og vælg "Kopier til ny salgs- eller købsordre". På samme måde kan en enkelt opgave kopieres til samme ordre: Åbn menuen på opgaven og vælg "Kopier".
En faktura kan krediteres med ét klik: Find fakturaen som du ønsker at kreditere, enten direkte via ordren på fanen "Journal", eller via partneren på fanen "Fakturaer". Klik på menuen (de 3 streger) for fakturaen og vælg "Kreditnota". Dette opretter en ny opgave på ordren, som krediterer den eller de fakturaer, som du valgte at kreditere. På denne måde vises både faktura og kreditnota på samme ordre.
Hvis der skal laves en ny faktura, så brug kopi mulighederne, som er beskrevet ovenover.
Læs mere: Overfør forbrug til fakturering
Læs mere: Dokumentmapper på ordrer