Opsætning af regler for godkendelse af omkostninger

Er der ønske om i regnskabet at der skal ske godkendelse af omkostninger på forskellig vis, er dette muligt via Opsætning -> Finansopsætning -> Prokuraopsætning.

1: Godkendelse af omkostninger til ordrer

Hvis man ønsker at den ordreansvarlige skal godkende alle omkostninger inden de bliver bogført på ordrerne, sættes flueben som vist herunder. Dette vil have indflydelse i nedenstående skærmbilleder:

Bilagsregistreringen: Er der oprettet en ordre-posteringslinje på bilaget, sendes bilaget automatisk videre til den ordreansvarliges indbakke, for endelig bogføring til ordren

Omkostningsregistrering: Alle registreringer skal godkendes af den ordreansvarlige under fanen "Godkendelse"

2: Prokura

Udover godkendelse af ordreansvarlig, er det også muligt at tilføje en beløbsgrænse for endelige bogføring af bilaget – dette kaldes Prokura.

Tryk på "Opret"-knappen for at opsætte prokura regler for hver enkelt bruger. Det indtastede beløb er max-beløb inkl. moms, som brugeren må færdig-behandle. OBS: Udfyld aldrig slutdato på dine prokuraregler. Hvis beløbsgrænsen for en medarbejder skal rettes, skal der oprettes en ny linje, med en ny startdato og nyt beløb. Den eksisterende regel opdateres nu med en slut-dato, hvorefter den nye regel træder i kraft.

Hvis man anvender prokura-beløb, SKAL der oprettes en prokura-regel for alle de medarbejder, der har adgang til bilagsregistrering.

Bilag sendes automatisk til den person, der har det nærmeste prokura-beløb i forhold til beløbet på det aktuelle bilag.

Hvis der er brugere der aldrig må kunne endelig godkende et bilag, kan beløbet f.eks. sættes til kr. 1,00 på disse brugere.
Hvis der er en bruger der ALTID skal have sidste hånd på bilag, kan alle øvrige brugere oprettes med kr. 1,00, og den endelige godkender oprettes med kr. 1.000.000.000,00.

Eksempel på et godkendelses-flow:

1: Bilaget starter hos en bogholder, der har prokura til kr. 100,00. Bogholderen sætter ordreopgave på, samt påfører finanskontonummer.

Øverst vises med ikoner at:

Bogholderen ikke kan projekt-postere, men at bilaget afventer ordreansvarlig
Bogholderen kan finansbogføre
Bogholderen ikke kan endeligt godkende bilaget, men at bilaget sendes videre til bruger med nærmeste prokura-rettighed

2: Bilaget er nu havnet i ordreansvarligs indbakke. Husk at indbakken også kan åbnes via menuen: Projekt -> Dashboard

Øverst vises nu med ikoner at:

Ordreansvarlig kan projekt-postere bilaget
Bilaget ER blevet finansbogført, derfor kan finanskonteringen IKKE ændres
Ordreansvarlig ikke kan endeligt godkende bilaget, men at bilaget sendes videre til bruger med nærmeste prokura-rettighe

Bilaget er nu havnet hos den bruger, der har nærmeste prokura-regel til at godkende bilaget endeligt.

Øverst vises nu med ikoner at:

Bilaget ER blevet ordre-bogført, derfor kan ordrekonteringen IKKE ændres
Bilaget ER blevet finansbogført, derfor kan finanskonteringen IKKE ændres
Brugeren kan endeligt godkende bilaget, så når der nu trykkes Bogfør, forsvinder bilaget fra indbakken og gemmes på posteringen

Relateret indhold: