Omkostningsregistrering og godkendelse til ordrer

Kalender og projektstyring

Omkostningsregistrering er en kladde til bundtvis registrering af diverse omkostninger på dine ordrer. Disse omkostninger kan f.eks. være lagervarer forbrugt på ordren eller timeforbrug. I omkostningsregistrering finder du også fanen til godkendelse af registrerede poster.

Omkostningsregistrering

Omkostningerne til projekt-ordrerne indtastes under fanen "Kladde". Alle registreringer fra EG One Go placeres automatisk i kladden "Standard". Hvis du ønsker det, kan du oprette egne kladder under Opsætning -> Projektopsætning -> Projektkladder.

Øverst har du forskellige muligheder for filtre.

• Type: Det er meget vigtigt at få valgt en type til linjen. Typen kan være Standard (varer og øvrige omkostninger) eller Medarbejder.
• Forbrugstype: Vælg hvilken forbrugstype der registreres. Meget vigtigt at få valgt den korrekte, da flere at statistikkerne på ordrerne/projektet bygges ud fra omkostninger pr type. Du kan pr forbrugstype tilknytte en Varegruppe, samt ønsket DG ved registrering af omkostning uden varenummer. 
• Aktivitetskode: SKAL udfyldes ved type Medarbejder. Det er aktivitetstypen der f.eks. bestemmer evt. varenummer der skal tilføjes til linjen. Det er også aktivitetskoden der bestemmer, om registreringen er timeantal der skal tælle med i timetotalen (type=Timer), eller om det er et tillæg (type=Andet).
• Vare: Ved type Medarbejder hentes varenr automatisk fra aktivitetskoden. På øvrige linjer kan varenr frit indtastes/søges frem. Du behøver ikke at anvende varenr, hvis du på forbrugstypen har angivet en standard varegruppe.
• Ordreopgave: Vælg hvilken opgave registreringen skal bogføres på. Når du har valgt opgaven, vises hvem der er ansvarlig for ordren som opgaven tilhører. Klikkes på navnet, åbnes selve ordren.
• Medarbejder: Ved type Medarbejder, SKAL du vælge en medarbejder. Det er via medarbejderen den finder kostpris/salgspris. Klik her for vejledning til opsætning af kost- og salgspriser på medarbejder.
• Antal/kostpris/salgspris: Mulighed for indtastning i disse felter afhænger af hvilken type linje der er valgt.

Pr. linje har du via menuen til højre (de 3 streger), funktioner til at slette linje, vedhæfte relevante dokumenter, se og redigere note samt få vist et tidligere tilføjet dokument.

Genvejstaster

• Slette linje = Ctrl + minus-tasten
• Indsætte linje = Ctrl + plus-tasten

Godkendelsen

Alle registrerede omkostninger på fanen Kladde, skal efterfølgende godkendes under fanen "Godkendelse". Hvis regnskabet er sat op til at omkostninger skal godkendes af ansvarlig på ordren, kan man kun godkende linjer til egne ordrer.

Under godkendelsen er der kun ganske få af felterne der kan redigeres. Ønsker du øvrige felter rettet, skal dette gøres under fanen "Kladde".

Som standard vises 14 dage tilbage i tid, men du kan sagtens vælge en længere periode. Har du valgt en periode på 14 dage eller derunder, kan du vælge også at se tidligere godkendte, hvis du f.eks. ønsker at kunne afstemme total antal timer pr medarbejder inden du godkender registreringerne.

Altermativt kan du trække rapporten Medarbejderomkstninger som du finder under Rapporter -> Projekt -> Medarbejderomkostninger. Denne rapport viser nemlig også ikke-godkendte registreringer. Udskriver du rapporten til PDF, vises også her en total pr medarbejder.

Forbrug på ordren

Når de registrerede omkostninger er endeligt godkendt, ses de på ordren under fanen "Forbrug", herfra kan de overføres til opgaverne som fakturalinjer. Det er også muligt at flytte omkostninger til en anden opgave:

LÆS MERE: Flytning ordreomkostning

På ordren kan du også via fanen "Omkostningsregistrering" se/indtaste omkostninger til ordren. Når de er godkendt, vil de ses under fanen "Forbrug" på ordren.

Relateret indhold