Løn

Overfør godkendte timer til lønkørsel

Anvender du et af de lønsystemer vi har lavet direkte integration til, kan du fra EG One overføre alle godkendte lønregistreringer til lønsystemet, og dermed let og hurtigt få lavet din lønkørsel.

Forberedelse:

Du skal sikre dig, at alle medarbejdere er oprettet i dit lønsystem. 

Du skal som bruger have den app installeret, der anvendes ved integration med lønsystemet. Under Apps -> Appstore installeres appen DanLøn eller Eg Lønservice. Vælg hvilken/hvilke brugere der skal have adgang til appen.

Hvis du ønsker bogføringsposter sendt retur til din kassekladde i EG One, er det vigtigt at du får sat korrekt kontering op i dit lønsystem. Send evt. det seneste lønbogføringsbilag til din revisor, og bed ham om hjælp til hvilke finanskonti de forskellige lønsummer skal bogføres på. Følg derefter nedenstående vejledning for dit lønprogram for opsætning af disse konti.

 

Opsætning løn integration:

Danløn:

Under menupunktet Finans -> Danløn -> Opsætning indtastes dit CVR-nummer.

Hvis du ønsker bogføringsposteringer ført retur til din kassekladde i EG One, skal du også foretage nedenstående opsætning:

  • Under Virksomhed -> API-nøgler skal du oprette en nøgle, i navn skrives "Danløn", og tryk på "Opret". Der bliver nu dannet en lang nøgle, som du skal kopiere.
  • I Danløn skal du under Virksomhed -> Generelt vælge Eg One som regnskab.
  • I samme skærmbillede i feltet Identifikation indtaster du dit regnskabsnr - dette består af 5 eller 6 tal (ses øverst i adresselinjen, f.eks.:  https://my.xena.biz/Fiscal/99999).
  • I samme skærmbillede i feltet API nøgle indsætter du den lange API-nøgle du kopierede fra EG One.
  • I Danløn under Virksomhed -> Bogføringsgrupper indtastes de finanskontonr de enkelte løntyper ønskes bogført på. Du må gerne oprette flere bogføringsgrupper, hvis du f.eks. ønsker månedslønnede bogført anderledes end 14-dages lønnede
  • Når du opretter medarbejdere, vælges hvilken bogføringsgruppe de tilhører

Første gang en bogføringsfil bliver overført fra Danløn til EG One, oprettes automatisk en finanskladde med navn "Danløn XXXX" hvor XXXX er navnet fra det regnskabsår som posteringerne tilhører. Hvis kladden ikke oprettes automatisk kan du selv oprette den, MEN vær opmærksom på i fra-til bilagsnummer, at du kun reserverer f.eks. 100 bilagsnumre til finanskladden.

Hvis Danløn fejlmelder ved overførsel af bogføringsposteringer, så kontakt Danløn for hjælp til integrationen.

 

EG Lønservice:

  • Under Virksomhed -> API-nøgler skal du oprette en nøgle, i navn skrives "Lønservice", og tryk på "Opret". Der bliver nu dannet en lang nøgle, som du skal kopiere.
  • Under Finans -> Lønservice -> Opsætning skal du indsætte den kopierede API-nøgle.
  • Indtast derudover dit Lønservice virksomhedsgruppe samt virksomhedsnr.  (gruppe=de 2 første cifre, virksomhed = de 3 sidste cifre i dit login)

Hvis du ønsker bogføringsposteringer ført retur til din kassekladde i EG One, skal du også foretage nedenstående opsætning:

  • I Lønservice under Arbejdsgiver -> Regnskabskonti skal du oprette de finanskonti der skal bogføres på ved lønkørsel
  • I Lønservice under Arbejdsgiver -> Regnskabskonti skal du under fanen "Regnskabskonti lønarter" indtaste de finanskontonr de enkelte lønarter ønskes bogført på
  • Ret henvendelse til Lønservice, og bed dem aktivere overførsel af bogføringsbilag til EG One

Første gang en bogføringsfil bliver overført fra Lønservice til EG One, oprettes automatisk en finanskladde med navn "EG lønservice XXXX" hvor XXXX er navnet fra det regnskabsår som posteringerne tilhører. Hvis kladden ikke oprettes automatisk kan du selv oprette den, MEN vær opmærksom på i fra-til bilagsnummer, at du kun reserverer f.eks. 100 bilagsnumre til finanskladden.

Hvis dine bogføringsposter ikke overføres til kassekladden i EG One, så kontakt EG One support for fejlafhjælpning. Inden da, bedes du kontrollere at du har indtastet korrekte oplysninger under Finans -> Lønservice -> Opsætning.

 

OBS: Vær opmærksom på:

Der overføres ingen satser fra EG One til lønbehandlingen, alle satser skal vedligeholdes i dit lønprogram.

 

Lønkørsel:

Inden du starter din lønkørsel, kan du med fordel danne projektrapporten Medarbejderposteringer, for kontrol af om alle timer i perioden er godkendt.

Når du har kontrolleret ovenstående, er du klar til at lave løn.

I menuen vælges Finans -> Danløn/EG Lønservice -> Lønkørsel. 

Du skal nu igennem 4 trin - næste gang du kører lønkørsel huskes disse indstillinger, så det er kun hvis du har ansat en ny medarbejder siden sidst, eller der er taget en ny aktivitetskode i brug, at du skal være opmærksom på at få disse informationer tilføjet.

 

Trin 1 - valg af lønperiode

Trin 2 - mapning af medarbejdere over mod lønsystemet

Trin 3 - mapning af aktivitetskoder over mod lønarter i lønsystemet

Trin 4 - kontrol af valg samt effektuer løn

Når du trykker "Effektuer" overføres løngrundlaget til dit lønsystem. Login til lønsystemet åbner i en ny browser. Log på og kontroller der ikke er fejl/mangler i det overførte, evt foretag korrektioner og til sidst effektuer lønkørslen.

 

Bogføring af lønbilag

For Danløn skal du selv aktivere punktet Lønafregning -> Overfør til regnskab. Fra EG Lønservice overføres bogføringsgrundlaget helt automatisk til en kassekladde.

Åbn derefter menuen Finans -> Kassekladde. Øverst vælges den korrekte kladde. For nærmere vejledning til kassekladden klik her.

 

Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her