Kom godt i gang med EG One Go - tidsregistrering

Kom i gang

Denne guide gennemgår trin for trin hvordan du bedst kommer i gang med at bruge EG One Go til tidsregistrering

1) Opsætning/oprettelse af aktivitetstyper, pauser og arbejdstider

Disse opsætninger er det bærende element i tidsregistreringen/kalenderplanlægningen. Gå til Tid -> Kalenderopsætning.

Aktivitetstyperne er de koder medarbejderne kan benytte i Go til registrering af forbrugt tid/tillæg:

• Type: Her kan vælges mellem Timer (tælles med i timer pr. dag) eller Andet (f.eks. KM-antal eller hvis ferie registreres i dage).
• Fakturerbar: Skal forbrug kunne viderefaktureres, eller er det blot en intern registrering (f.eks. barnets første sygedag).
• Aflønnes: Skal medarbejderen have løn for registreret tid på aktiviteten. Dette kan der laves filter på i rapporten "Medarbejderomkostninger".
• Tilstede: Benyttes tidsstempling, skal du have en aktivitet hvor Tilstede er FRAVALGT! Kald den f.eks. "Gå hjem" eller "Stop/pause". Derudover skal interne aktiviteter heller ikke have markering i feltet (f.eks. sygdom og ferie).
• Farve: Den valgte farve på aktiviteten benyttes ved planlægning af intern tid (fravær) i kalenderen (f.eks. skole/kursus og ferie).
• Forbrugstype: Vælg standard forbrugstype til registreringer på aktiviteten. Læs mere om forbrugstyper her.
• Varer: Varen hvor der hentes kost/salgspriser fra, samt skal viderefaktureres på. Følg vejledningen her.

Når aktivitetstyperne er gennemgået, mangler du blot at oprette pauser og arbejdstider.

LÆS MERE: Kalenderopsætning

2) Oprettelse af medarbejdere

For at en medarbejder får adgang til tidsregistrering i EG One Go, skal denne inviteres ind som bruger. Derfor skal du have hver medarbejders e-mailadresse. Det kan være medarbejderens private e-mailadresse, hvis ikke vedkommende har en firma e-mailadresse.

Gå til Opsætning -> Virksomhed -> Brugere. I bunden vælges "Inviter bruger". Start med at indtaste e-mailadressen

• Hvis medarbejderen kun skal anvende mobil tidsregistrering/kvalitetssikring, skal du vælge rollen "Medarbejder"
• De apps du skal vælge er: EG One Go og evt. også EG One Log (kvalitetssikring og dokumenter)
• Til sidst ser du en opsummering af prisen for dine valg

Efter du har inviteret medarbejderen, modtager denne en mail med et link til registrering af personlige data (navn, adresse m.m.) samt til indtastning af adgangskode. 

3) Opsætning af medarbejdere:

Gå til Opsætning -> Virksomhed -> Brugere. Klik på medarbejderens konto (e-mailadresse) for at åbne medarbejderens stamkort.

I boksen "Opsætning" under fanen "Time setup" dobbeltklikkes for at redigere. Nu kan vælges Arbejdstid og Pauser for medarbejderen.

I boksen "Opsætning" under fanen "Medarbejder" skal du sikre dig, at medarbejderen kun har flueben i "Vis på kalender"

Dernæst kan du øverst indtaste/vælge søgeord, der benyttes til filtrering af medarbejderne i kalenderplanlægningen. Søgeord kan f.eks. være faggruppe eller kvalifikation.

LÆS MERE: Medarbejder til mobil

4) EG One Go/Log opsætning

Sidste del af opsætningen omhandler hvad medarbejderne må kunne se/få adgang til i EG One Go/Log.

Gå til Tid -> EG One Go Opsætning. Klik Log ind.

For hvert punkt yderst til venstre laver du først opsætningen på fanen "Firma". Under fanen "Medarbejder" kan du for hvert punkt overstyre den generelle opsætning. Gennemgå opsætningen nøje pr. punkt, så du er sikker på at dine medarbejdere får adgang til de korrekte informationer/muligheder ude i EG One Go.

LÆS MERE: Opsætning integration

Du og dine medarbejdere er nu klar til at gå igang med EG One Go. Du logger på EG One Go via Chrome browser, tast adressen go.egone.dk. 

LÆS MERE: Planlægning i kalender

LÆS MERE: Brug af EG One Go

LÆS MERE: Godkendelse af timer

LÆS MERE: Opsætning af kvalitetssikringsskemaer