Hvad kan vi hjælpe med?

Fakturering i EG One

Faktura

Her vises de mange muligheder der er for fakturering manuelt eller automatisk i EG One.

Sådan opretter du en faktura

En faktura kan oprettes på flere måder, men udgangspunktet for en faktura er altid en ordre. Du kan starte med at oprette en ordre fra ordremenuen. Du kan også vælge at oprette en ordre, når du har valgt detaljer under en Partner, og så vil ordren være udfyldt med denne partner som modtager. En tredje metode er, at EG One kan danne ordrer automatisk via abonnements-systemet.

Du kan også oprette en ordre ved at klikke på +-ikonet øverst til højre i topbaren.

En faktura består i hovedtræk af en modtager (Partner), som fakturaen sendes til, og af varelinjer (varer), som er det, der sælges og leveres til modtageren. En faktura danner indtægt på de varer, som sælges.

Før du begynder at fakturere, kan det være en god idé at oprette de varegrupper, du ønsker, at salget skal deles op i. Varer kan oprettes løbende.

Salget (varelinjerne) er delt op i "Opgaver". For at tilføje varer eller arbejde (det du vil sælge) til en ordre, så skal der tilføjes varelinjer. Disse tilføjes ved brug af "+ Opret ny linje" på opgaven.

Her ses en ordre, som er klar til at blive faktureret. Før du udskriver eller sender en faktura, kan du se, hvordan denne faktura kommer til at se ud ved at bruge "Proforma faktura" knappen (Knappen med sort ark papir).

Skærmbillede fra EG One der viser en ordre der er klar til at blive faktureret. Knappen til Proforma faktura er fremhævet

Benytter du projektmodulet, kan du danne regningsfaktura udfra de bogførte omkostninger på ordren. Du kan også danne Acontofaktura, hvor hver opgave faktureres i samlet beløb, med mulighed for at indtaste den procent der skal faktureres ud af den samlede sum på opgaven. Se vejledning til acontofaktura.

Når ordren er klar til fakturering, brug "Opret faktura"-knappen, eller vælg "Opret faktura" via ordremenuen (de 3 streger øverst).

På faktura-dialogen bestemmer du, om fakturaen skal udskrives eller sendes pr. mail (EG One foreslår mail, hvis der er en faktura-mail på ordren). Du kan vælge om varer, der er lagerstyring på, skal leveres. Og det er muligt at bestemme, om fakturaen skal noteres som betalt kontant med det samme.

En ordre kan faktureres ved at lave en:

  1. Udskrift (Giver en popup med fakturaen i PDF format)
  2. E-mail (Hvor faktura er vedhæftet som PDF dokument)
  3. Elektronisk faktura (Til f.eks. offentlige modtagere, hvis dette er aktiveret)

Skærmbillede fra EG One der viser indstillinger ved fakturering af en ordre

 

Forklaring til faner på ordren

Levering: Her kan du indtaste en leveringsadresse, hvis denne er anderledes end fakturaadressen, samt den e-mail-adresse, hvortil fakturaen skal sendes. Her kan du også angive, hvilket sprog fakturaen skal leveres i. 

Journal: Her vises den eller de bogføringshændelser, der hører til fakturaen.

Forbrug: Har ses alle registrerede omkostninger for hele ordren. Du kan øverst lave filter for opgaver/forbrugstyper. Det er muligt herfra at flytte omkostninger til anden ordre/opgave, samt at overføre forbrug til fakturering.

Omkostningsregistrering: Direkte indtastning af omkostninger relateret til opgaverne på denne ordre.

Dokumenter: Her vises de dokumenter (PDF), som hører til ordren. Skal en fakturaoriginal gensendes eller sendes til en anden e-mail-adresse, kan det gøres herfra. Tryk på menuen ud for det dokument, du vil sende. Du har mulighed for at oprette dokumentmapper til fordeling af dine dokumenter. 

Ændringslogs: Her vises hvem der har rettet, tilføjet eller slettet noget på ordren. Der er fuld historik på alle hændelser, så det er altid muligt at se, hvem der har ændret på en ordre og hvad der er ændret. Det kaldes "audit trail".

Statistik: En oversigt over dækningsbidrag/DG pr opgave, samt samlet for hele ordren.

 

E-mail log på partneren

Hvis du sender et dokument til partneren, og dokumentet sendes til en af de registrerede E-mails på partneren, dannes der automatisk en log indeholdende E-mail detaljerne samt de vedhæftede dokumenter. Denne log finder du på partneren, i boksen 'Kontakt' på fanen 'Log':

Log på partner i Xena

 

 

For design af faktura se Formularer

SE OGSÅ: Elektronisk fakturering og Kvikfakturering