Bilag

Bilagsregistrering (gammelt design)

Al bogføring tager udgangspunkt i bilag. Alle har mulighed for at sende deres bilag videre til EG One, som gemmer dem samt foreslår mange af oplysningerne fra bilaget. Bilaget er derved næsten færdig efter indlæsning og næsten klar til bogføring.

Indbakken

Bilagsregistreringen starter i indbakken. Det er her du har alle bilag, du ikke har bogført endnu. Det kan være PDF fakturaer du har uploadet, det kan også være elektroniske fakturafiler du har fået tilsendt fra Sproom, eller fået direkte fra din leverandør, og selv har sendt ind i din indbakke.

LÆS MERE: Indbakken

LÆS MERE: Opsætning elektronisk faktura

 

Bogfør bilaget, videresend det til en anden bruger eller opsæt regler for godkendelse

Bilaget kan du bogføre, hvis du som bruger er givet bogføringsrettigheder. Du kan også vælge at udfylde så mange oplysninger som muligt, og derefter sende bilaget videre til en valgfri bruger.

Det er også muligt at opsætte regler for godkendelse af bilag (Prokura) i virksomheden, der betyder at bilaget automatisk flytter sig til anden brugers indbakke, hvis man ikke selv har de nødvendige rettigheder til at bogføre bilaget. For opsætning af disse regler klikkes her.

 

Indtastningsbilledet er delt op i 5 afsnit:

  • Oplysninger om bilaget
  • Registrering af ordreomkostning
  • Finanskontering (herunder betaling)
  • Resultat og bogføring

Del 1: Oplysninger om bilaget

I øverste del foreslås informationer, i det omfang Xena kan aflæse disse. Hvis partneren fra bilaget ikke er oprettet, kan du trykke på +-tegnet ud for partnerfeltet for at gå direkte til oprettelse.

Alle aflæste informationer kan redigeres. Bemærk, at teksten automatisk vil blive foreslået på de resterende konteringslinjer på bilaget, så skriv gerne her en sigende tekst vedr. bilaget.

Selvom det er et kontantbilag, fx. fra blomsterhandleren, så benyt partneren. Det bevirker, at bilaget gemmes på partneren, så du efterfølgende nemt kan finde det igen.  Skal bilaget lægges til betaling senere, SKAL der tilknyttes en partner. Hvis der er valgt en partner, er det muligt at indtaste betalingsdato (dato hvor fakturaen er betalt/skal betales) samt evt. betalingsID hvis fakturaen skal betales senere via betalingsoversigten.

OBS: Det er vigtigt du får sat CVR-nummer på partneren ved oprettelse, da det er via dette felt EG One genkender partneren fremover

 

Del 2: Registrering af ordreomkostning

Skal bilaget udgiftsføres på en salgsordre, vælges her hvilken ordreopgave det vedrører. Der kan oprettes flere linjer, hvis udgiften skal splittes op i delbeløb, eller hvis det skal deles ud til flere ordreopgaver. I Beløbskolonnen indtastes beløb EKSKL. MOMS!For hver linje ser du opgavens beskrivelse, og under beskrivelsesfeltet ser du hvem der står som ordreansvarlig på ordren. 

LÆS MERE: Bilagsregistrering elektronisk faktura

LÆS MERE: Bilagsregistrering til salgsordre

 

Del 3: Finanskontering (herunder betaling)

Konteringslinjen afgør, hvor bilaget bogføres i dit finansregnskab. 

Vælg eller opret finanskonto, og hust at indtast en sigende beskrivelse. I Beløbskolonnen indtastes beløb INKL. MOMS! 

Eventuel fradragsprocent for moms følger finanskontoen, men kan overskrives via menuen (de 3 streger) i højre side på linjen. Det kan fx. være et bilag, hvor du kun må fratrække 50 % af momsen.

En rigtig god ting at huske er, at det er muligt at gemme de valgte bogføringsdetaljer, til næste gang du får et bilag fra partneren.

Øverst på bilaget vises, om du har rettigheder til at gennemføre bogføringen, eller om bilaget vil blive sendt videre til en bruger, der har den nødvendige rettighed. En pil betyder, at du har de nødvendige rettigheder. Timeglas betyder, at bilaget sendes videre til en bruger, der har de nødvendige rettigheder.

Er bilaget allerede betalt, skal klikkes på beløbsfeltet ud for den konto, bilaget er betalt fra. Beløb ialt fra bilaget foreslåes automatisk og vil senere kunne afstemmes under "Bankafstemning". Hvis der er delbetalt, retter du blot beløbet til det betalte beløb. 

Har du indtastet en betalingsdato øverst under del 1, anvendes denne dato som bogføringsdato på den valgte betalings-finanskonto. Ellers vil bilagsdatoen også blive anvendt som betalingsdato.

 

Del 4: Resultat og bogføring

Nederst på siden vises bogføringsresultater samt evt. advarsler/fejl vedr. bilaget.

Er der direkte fejl eller mangler i indtastningen af bilaget, vises en RØD advarsel om fejlen/manglen. Bilaget kan ikke bogføres så længe der er røde fejl.

Er der advarsler eller opmærksomhedspunkter, vises en GUL advarsel. Bilaget kan godt bogføres med GUL advarsel.

Klik på knappen "Bogfør" eller på bigsøringsikonet i toppen, for at bogføre de dele af bilaget, du har rettigheder til. Bilaget vil nu enten blive bogført eller sendt automatisk videre til næste godkender.

 

Bilagsnummer sættes ud fra hvem der bogfører. Bilagsnummer/serie bestemmes på den enkelte medarbejder

 

Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her