Arkiv

Arkivet i EG One gør det mulig at importere data fra dit "gamle" system, sådan at også historiske stamdata er tilgængelige i EG One.


Denne artikel beskriver:

  • Hvad er arkivet i EG One og hvorledes bruges det
  • Hvordan importeres data fra andre leverandører
  • Hvordan importeres data manuelt
  • Hvordan importerede data kan bruges

Hvad er Arkivet i EG One?

Arkiv i EG One er i første omgang dét som navnet antyder: Et arkiv. Ved overgang fra et andet ERP system, er det muligt at eksportere stamdata fra sit gamle system over i EG One. De data, der er mulighed for at importere som historiske data, er bl.a. finanskonti, varer, varegrupper, kunder og leverandører. Hvor mange oplysninger du kan importere, afhænger af hvilket system du importerer fra.

Arkivet i EG One giver dig derfor mulighed for, at få opbevaret dine historiske data online, sammen med dine nye data.

Arkivet findes under Virksomhed -> Arkiv.

 

Hvorfor et "arkiv"? Hvorfor ikke importere data direkte i regnskabet?

Der er flere årsager.

  1. Ofte er det ikke særlig hensigtsmæssigt, at importere alle sine gamle data. Med Arkivet er der mulighed for at have alle historiske stamdata i EG One, uden at der oprettes "døde" data i dit nye regnskab.
  2. Det er meget svært at få bogføringsdata fra ét system tilpasset og bogført i et andet.

Søgefunktionen i EG One tager arkivet med og henter data fra arkivet i form af finanskonti, kunder, leverandører og varer. Alle dine data i Arkivet bliver dine "forslagsdata" når du bruger EG One i det daglige. Ved indtastning af f.eks. et kontonummer, navn, telefonnummer eller et gammelt kundenummer, som findes i Arkivet, vil EG One foreslå data fra dit arkiv og dermed give mulighed for hurtig oprettelse.

Sådan bruges Arkivet

Arkivet har som udgangspunkt ikke noget med dine regnskabsdata i EG One at gøre. Gamle data kan derfor importeres, slettes og importeres igen, uden at dette har nogen indvirkning på dit regnskab i øvrigt. Arkivet er kun en kopi af data. At indlæse data fra et andet system påvirker ikke på nogen måde, det system der hentes data fra.

 

Importer data til Arkivet

Ved import fra Billys Billing er det en API-key der skal bruges. Ved import fra e-conomic skal man angive sine loginoplysninger. Dette giver adgang til deres respektive API og der kan hentes data ind til EG One.

For at importere fra Microsoft Dynamics C5, skal der installeres et program på den PC hvor C5 er installeret. Dette program indeholder en 4-trins guide til at sende dine data fra C5 til EG One.

Anvender du Visual adm. kan du via dette link se hvorledes du udlæser data fra Visual

Tryk på "Download importeringsværktøj" og start programmet. Programmet virker kun til Windows-computere og det skal gøres dér hvor C5 er installeret.

Sådan ser programmet ud, som guider dig igennem processen ud. Følg guiden nøje og se dine C5-data komme online!

 

Manuel import

For at kunne importere data manuelt skal dataene være i et tekstformat.

Har du data i Excel, så gem Excel-arket som en CSV-fil. Vær særlig opmærksom på tal- og datofelter. Excel vil nogle gange formatere sådanne data, og så fejler importen. Det er en god idé at markere alle felter i Excel-arket, højreklikke og vælge "Formater felter". Felterne skal formateres som "Tekst".

Det er muligt at importere følgende CSV-filer:

  1. Kontoplan
  2. Posteringer
  3. Varer (såfremt vare-filen indeholder varegrupper oprettes disse automatisk)
  4. Varegrupper
  5. Kunder
  6. Leverandører

 

  1. Import af kontoplan: Gør kontoplanen så enkel som mulig, således der kun indlæses konti der er bogført på. Der bør indlæses 2 felter: Kontonummer og beskrivelse. EG One tildeler selv overskrifter og summeringer, når kontoplanen tilknyttes hovedgruppper i EG One. Indlæs ikke overskrifter, sum-konti og andet. Slet disse i CSV filen inden import.

  2. Import af varer: Det er muligt at importere varer direkte ind i regnskabet (også uden at indlæse til Arkivet). Opret gerne en tekstfil med alle de varer der skal oprettes. Det er ligeledes muligt, at indlæse lagerbeholdning og værdi. Import af lagerbeholdning og værdig, finder du under Finans -> Primoposteringer -> Åben første regnskabsår. (Se vejledning om Primoposteringer)

 

Sådan uploades data til Arkivet

Når import til Arkivet er startet, viser EG One hvor langt importen er kommet. (Tryk "Opdater" i din browser for at følge fremdriften) Du kan arbejde videre i din EG One imens importen kører.

 

Når importen er færdig

Når importen er færdig, er det mulig at "slette" det billede, som viser resultatet af importen: Tryk på menuen (de 3 streger) og vælg "Slet". Dette sletter kun kvitteringsbilledet og ikke det importerede.

OBS: Indlæses der store mængde data kan EG One godt stå og "tænke" et stykke tid efter importen. Vent med at gå videre til den er helt færdig. 

Under kvitteringsbilledet er der nu en blok med fire faner: Konti, Varegrupper, Varer og Partner.

Fanen "Konti":

Her vises alle konti fra det "gamle" system. De konti, der har link man kan klikke på, giver mulighed for, at se de enkelte posteringer på kontoen. Ligeledes giver det mulighed for at fremsøge den pågældende konto til brug i EG One

For at bruge den importeret kontoplan som ny "forslagskontoplan", skal man for hver konto bestemme, hvilken "Finansgruppe" den tilhører i EG One. Dette gøres ved, at der for hver importeret konto redigeres, ved at dobbeltklikke på en af kontiene, eller vælge blyanten oppe i menuen. Herefter vælges finanskontogruppe for hver enkelt konto.

Der er mulighed for, at oprette kontoplanen direkte fra arkivet, ved at indtaste kontonummer eller navn i blokken yderst til højre. Findes der ikke en konto med det aktuelle nummer eller navn, vil der komme en dialog med de data der skal bruges for at oprette kontoen i kontoplanen.

 

Fanen "Varegrupper":

Herfra er det muligt at oprette den enkelte varegruppe i regnskabet. Varegrupper er MEGET vigtige i EG One. Se vejledningen om varegrupper her: Varegrupper.

Efter varegruppen er oprettet i EG One, kan man oprette alle varerne i gruppen med ét klik. Tryk på menuen (de 3 streger) ud for hver gruppe og vælg "Sammenkæd alle varer".

 

Fanen "Varer":

Her vises de varer som eksisterede i det "gamle" system, hvorfra du kan oprette varerne en efter en. Har du mange varer, er det dog meget hurtigere at oprette varerne fra fanen "Varegrupper", som beskrevet ovenfor. Her kan du oprette alle varer i en bestemt gruppe ved at trykke på menuen (de 3 streger) ud for hver gruppe og vælge "Sammenkæd alle varer".

 

Fanen "Partner":

Udtrykket "Partner" henviser i EG One til alle kunder og leverandører, da det er dine daglige samarbejdspartnere. At oprette dine kunder og leverandører er meget hurtigt og intuitivt i EG One. Se artiklen Søge og oprette.

Ved søgning efter en ny kunde eller leverandør i EG One, kommer der automatisk forslag frem. Disse forslag kommer fra EG One's database, som indeholder alle danske virksomheder og persondata, som er tilgængelige i CVR-registret og Eniro/Krak. Forslagene indeholder også egne data fra dig arkiv. Det betyder, at hvis du f.eks. søger et gammelt kundenummer og dette genkendes fra dit arkiv, vil EG One foreslå at kunden oprettes med de importerede data i Arkivet.

Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her