Hvad kan vi hjælpe med?

Forespørgsel på bilag

Bilag

I Xena fører alle veje til Rom. Vil man f.eks. forespørge på bilag er der mange måder det kan gøres på. Herunder er lidt inspiration.

Alle posteringer i Xena har et bilagsnummer. På det enkelte bilagsnummer kan der være flere bogføringsspor at følge. Så selvom du genbruger et tidligere brugt bilagsnummer, vil det være muligt at se hver enkelt bogførte postering individuelt.

Dette lader sig gøre, fordi alle bogførte posteringer tildeles et transaktionsnummer. Transaktionsnummer tildeles automatisk, og er et unikt nummer der fortløbende genereres. Uafhængig af hvilken bruger der bogfører, og uafhængig af regnskabsår.

Det er ikke kun finansbilag der tildeles et transaktionsnummer, det tildeles f.eks. også på bogførte fakturaer og bogførte lagertransaktioner. Kort sagt samtlige posteringer.

 

Forespørgsel på bilag:

Alle bilag kan findes i menuen Finans -> Bilag -> Bilagsoversigt. For at se et bilags bogførte transaktioner, klikker du på bilagsnummer. Nu ses overordnede data vedr. bilaget i øverste del, og derunder vises de transaktioner bilaget indeholder. Transaktionerne vises altid i kronologisk orden, så øverste transaktion er først bogførte transaktion på bilaget.

Den øverste del er opdelt i 5 faner:

  • Detaljer: Grundlæggende data om bilaget. Ved klik på redigeringsblyanten kan du ændre beskrivelsen.
  • Opsummering: Viser samlet bogført sum for hver konto (finans, partner, moms o.s.v.)
  • Dokumenter: Alle dokumenter relateret til bilaget findes her.
  • Ændringslogs: Her ses bl.a. hvornår bilaget oprindeligt blev bogført, og hvilken bruger der bogførte bilaget.
  • Omkostningsregistrering: Viser hvilke ordreomkostninger der er tilknyttet bilaget.

Under boksen med detaljer findes transaktionerne tilhørende bilaget, og for hver af disse ses alle bogførte posteringer i detaljer. Det er via transaktionen at man kan tilbageføre et bilag. Når en transaktion annulleres, dannes automatisk en ny transaktion under den oprindelige, hvor beløb er modposteret, samt beskrivelsen sættes til 'Modpost'.

Det er også muligt via menuen for en transaktion at ændre dato. Systemet vil i dette tilfælde danne 2 nye transaktioner: Den første annullerer den oprindelige, og den næste er identisk med den oprindelige transaktion med kun datoen som forskel.

Forespørgsel på bilag i Xena

 

Forespørgsel på omsætning/vareforbrug:

Kontoplanen i Xena er anderledes bygget op i forhold til traditionelle bogføringssystemer, især hvad angår Nettoomsætning/Vareforbrug. Her er det varegrupperne der afspejles i kontoplanen, og en forespørgsel på en omsætningskonto vil derfor svare til en forespørgsel på en varegruppe.

Hvis man f.eks. i balanceudskriften klikker på en omsætningskonto, åbnes den tilhørende varegruppe. Her ses bl.a. en samlet statistik for gruppen med en grafisk visning af omsætning/vareforbrug pr måned. Nederst i boksen "Detaljer" vises en minikontoplan for varegruppen med nettoomsætning, vareforbrug og lagerbevægelser. Under fanen "Posteringer" vises samtlige posteringer i varegruppen, øverst kan man lave filter, så man f.eks. kun ser posteringer vedr Vareforbrug.

Forespørgsel varegrp statistik i Xena

Forespørgsel varegrp bevægelser i Xena

 

Forespørgsel på momsposteringer:

Xena er født med en række standard momskoder. I traditionelle systemer opretter man en momskode, og denne momskode tilknyttes en tilsvarende finanskonto. I Xena er det anderledes, her er det faktisk momskoden der afspejles i kontoplanen. Så alle de steder hvor der er bogført automatisk moms, er det faktisk en momskode der bogføres på, og ikke en finanskonto.

Hvis man f.eks. vil se bilag vedr handel af varer i EU, kan man åbne momskoden (f.eks. under opsætning > finansopsætning > fanen Momskoder), og i højre side vises bilag pr regnskabsår. Under fanen "Afstemning" ses grundlag, forventet moms, bogført moms samt fradragsberettiget momsbeløb ud fra hvilken fradragsprocent der er valgt på kontoen.

Forespørgsel momsposteringer i Xena

 

Forespørgsel via udskrifter:

En let måde at forespørge i regnskabet på, er ved at benytte rapporterne, der findes under Finans > Finansudskrifter.

Under fanen "Posteringer" kan man øverst vælge Finansgruppe der vil forespørges på, det kunne være Vareforbrug. Yderligere kunne man vælge en momskode, f.eks. EU moms. Nu vises alle varekøb i EU for den valgte periode. Man kunne også nøjes med at vælge en momskode, så vises posteringer for både køb og salg.

Det kunne også være man ville se alle Salgsomkostninger, hvor der er bogført med momskode Indgående moms.

Forespørgsel finansposteringer i Xena

 

 

Bilagsnummerserier:

Når man forespørger på bilagsnumre, kan det være godt at vide hvilke bilagsnummerserier der tilhører hvilke typer bilag. Herunder en oversigt over hvilket bilagsnummer de forskellige transaktioner starter med, samt om de nulstilles ved årsskifte:

  • Lagerleverancer/lageroptællinger: 50000, nulstilles
  • Rykkere (renter og gebyr): 80000, nulstilles
  • Momsafregninger: 90000, nulstilles
  • Salgsfakturaer: 100000
  • Købsfakturaer: 300000

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto